Recordmanager – Gouda/Den Haag

Introductie

Voor de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) zijn wij op zoek naar een Recordmanager voor 24 uur per week.

Functie

Deelnemen aan en toezicht houden op de juiste inrichting en implementatie van RijksDoc bij DJI (op basis van het product Alfresco) als nieuw Document- en Recordmanagement Systeem (DRS).
Als Business Consultant ben je, in de rol van Recordmanager, onderdeel van het projectteam dat de initiële inrichting van het nieuwe generieke DRS voor heel DJI neerzet, om dit vervolgens bij de verschillende bedrijfsonderdelen, per proces, te implementeren. Jouw rol is het analyseren en vaststellen van de zowel de generieke inrichting als van de aanvullende specifieke inrichting per proces. Daarbij analiseer je de door RijksDoc te ondersteunen processen en bepaal je (mede) de inrichting/instelling ervan. Je begeleidt de inrichting in RijksDoc en je ondersteunt, waar nodig, bij het opstellen van de implementatie- en beheerplannen, het testen en de uiteindelijke ingebruikname.

Achtergrond opdracht:
Je wordt onderdeel van het DRS project. Dit project heeft als doel een business platform voor document- en recordmanagement, aan te schaffen, deze generiek voor heel DJI in te richten en dit vervolgens per bedrijfsonderdeel en per proces landelijk te implementeren. Dit project kent een lange aanloop waarin o.a. de pakketselectie en een proof of concept reeds zijn uitgevoerd. Alle voorbereidingen zijn nu afgerond en RijksDoc, een DRS gebaseerd op Alfresco, is aangeschaft en de generieke inrichting op basis van het opgestelde metagegevensmodel is gestart. Hiertoe wordt nu de generieke inrichting en werking beschreven en een draaiboek voor de (proces specifieke) implementaties opgesteld. De standaard inrichting van het DRS, op basis van de generieke aanpak, wordt nu geïmplementeerd en waar nodig proces specifiek aangevuld. Hiertoe moeten de processen worden geanalyseerd en gespecificeerd, de inrichting van het DRS, samen met de proces eigenaar, worden vastgesteld, ingesteld, getest en ingevoerd. Als Recordmanager werk je samen met het projectteam (van m.n. DI) en collega’s uit de business om dit te realiseren.

Taken:

  • Je bent een gedegen professional die actief meewerkt aan het duurzaam, toegankelijk en betrouwbaar houden van al onze digitale informatie
  • Je draagt bij aan de kwaliteit van de documenthuishouding binnen DJI
  • Je ondersteunt, adviseert en stemt af met de ‘business’ bij het verbeteren van de kwaliteit van dossiervorming en van archivering, uitgaande van de kaders en richtlijnen volgend uit het vastgestelde archiefbeleid DJI, de selectielijst JenV, het metagegevensschema van DJI en de architectuurkaders- en principes van DJI
  • Je bent verantwoordelijk voor het referentiemodel voor dossiervorming, het logisch datamodel metadata van DJI, het metagegevensschema DJI en het beheer op de gegevenstabellen die daarop betrekking hebben
  • Je bent (mede) verantwoordelijk voor het functioneel correct werken van het DRS en de koppelingen met primaire en andere recordmanagement applicaties
  • Je ziet toe, middels in te richten quality control proces, op het juist en consequent toepassen en gebruik van dossiervorming, metadatering en archivering binnen het DRS en de primaire processystemen van de processen die in het DRS zijn/worden ondergebracht
  • Je adviseert en begeleidt DJI en haar bedrijfsonderdelen bij completering en opschoning van de digitale dossiers en het registreren van documenten/records op basis van wet- en regelgeving en organisatieprocedures
  • Je denkt mee over de behoefte aan doorontwikkeling van dossiervorming en archivering binnen processen en systemen van DJI en adviseert hieromtrent t.b.v. de roadmap documenthuishouding DJI
  • Je levert een bijdrage aan de jaarlijkse rapportage over de stand van de documenthuishouding binnen DJI

Functie-eisen

  • HBO of WO werk- en denkniveau. Bij voorkeur in de richting bedrijfskunde, bedrijfskundige informatica of bestuurlijke informatica;
  • Opleiding in archiefbeheer en/of informatiebeheer (LARM of vergelijkbaar)
  • Je onderhoudt actief jouw vakinhoudelijke kennis als professional;
  • Je hebt 3 jaar kennis van en praktijkervaring met archiefwet- en regelgeving en/of de toepassing daarvan binnen systemen en processen
  • Je hebt 5 jaar ervaring met het analyseren van en het adviseren over bedrijfsprocessen, hierbij maak je gebruik van verschillende methoden en technieken (interviews, workshops, documentanalyses);

Aanvullende kennis en ervaring:

  • Je hebt ervaring met het werken binnen de DJI organisatie en/of haar ketens
  • Je hebt kennis van en praktijkervaring met het product Alfresco
  • Je hebt kennis en ervaring opgedaan binnen (Rijks)Overheid
  • Je hebt ervaring als kwartiermaker
  • Je kunt omgaan met weerstand

Competenties:

  • Je hebt ervaring met metadata-en gegevensmodellen
  • Je hebt kennis van en praktijkervaring met de inzet van Document Management Systemen
  • Je hebt kennis van en praktijkervaring met de inzet van Record Management Applicaties
  • Je bent organisatie- en bestuurssensitief en omgevingsbewust;
  • Je bent communicatief vaardig, kunt goed netwerken en hebt het vermogen om mensen te beïnvloeden en te overtuigen;
  • Je spreekt en schrijft de nederlandse taal foutloos
  • Je hebt een sterk analytisch vermogen
  • Je denkt in oplossingen en bent hierin creatief en resultaatgericht
  • Je werkt zelfstandig en neemt initiatief

Aanbod

Gewenste startdatum: 1 september 2022
Initiële einddatum: 28 februari 2023
Optie op verlenging: Ja
Uren per week: 24 uur
Reageren voor vrijdag 12 augustus voor 09:30

Sollicitatie

Silvano Fluit 076 – 57 20 200

Silvano FluitRecordmanager – Gouda/Den Haag