Recordmanager hotspot COVID-19 – ‘s-Gravenhage

Introductie

Voor het Bestuursdepartement (BD) zijn wij op zoek naar 3 Recordmanagers hotspot COVID-19 voor 36 uur per week.

Functie

Het ministerie van Justitie en Veiligheid bestaat uit een bestuursdepartement naast een aantal uitvoeringsorganisaties zoals de Immigratie en Naturalisatie Dienst, Dienst Justitiële Inrichtingen, het Openbaar Ministerie, et cetera.
Binnen het bestuursdepartement zijn de beleidsdirecties georganiseerd en de ondersteunende taken, zoals P&O, Informatisering en het Dienstencentrum. Het Dienstencentrum richt zich op facilitaire diensten, inkoop, ICT en de informatiehuishouding.

Het team Advies Informatievoorziening (AIV) is onderdeel van de afdeling Klantondersteuning binnen het Dienstencentrum van het Ministerie van Justitie en Veiligheid.
Het team AIV verzorgt de ondersteuning van het digitaal, zaakgericht werken in het DMS DigiJust (FileNet) en digitaal vergaderen met de vergadertoepassing iBabs. Gebruikers kunnen er terecht met concrete vragen, voor instructies maar ook voor advies om de informatiehuishouding beter op orde te krijgen.
Daarnaast is het team verantwoordelijk voor het duurzaam toegankelijk houden van archiefwaardige informatie (recordmanagement), zowel in papieren als digitale vorm. Informatieverzoeken worden afgehandeld en er wordt zo nodig archiefonderzoek gedaan.

Achtergrond opdracht:
De Corona-crisis is door het Nationaal Archief aangewezen als ‘archiefhotspot’. Dat betekent dat alle relevante informatie rond de taken die ons departement uitvoert in relatie tot de COVID-19 crisis, veilig gesteld moet worden.
Dit project is in april 2020 gestart met een inventarisatie. De crisis is nog niet afgelopen en er blijft dus nieuwe informatie ontstaan die moet worden geïdentificeerd en veiliggesteld. Omdat de werkzaamheden langer doorlopen dan eerder voorzien en de capaciteit van de vaste bezetting overstijgen, wordt aanvullende capaciteit ingehuurd.

Gevraagde werkzaamheden:
De kandidaat zal de volgende werkzaamheden gaan uitvoeren:
Gesprekken voeren met medewerkers binnen het departement over hun COVID-gerelateerde taken en de opslaglocaties van informatie. Vastleggen van de verzamelde informatie. Vastleggen van bevindingen over de risico’s die gelopen worden in de vorm van een adviesnota aan de betreffende directie.
Overleg voeren met collega-recordmanagers uit andere organisatieonderdelen over de te volgen aanpak en vastleggingen. Begeleiden bij en adviseren over het daadwerkelijk veilig stellen van informatie in het DMS (‘DigiJust’).

De volgende taken en verantwoordelijkheden worden onderkend:

  • Gesprekken voeren met medewerkers in het departement
  • Overleg voeren met collega recordmanagers
  • Vastlegging doen van bevindingen
  • (Mee)schrijven aan adviesnota’s
  • Overzicht bijhouden van de projectvoortgang bij de diverse directies
  • Bijdrage leveren in het verzamelen, opschonen en veiligstellen van informatie

De recordmanager is verantwoordelijk voor een effectieve en efficiënte uitvoering van de eigen taken.

Functie-eisen

  • De kandidaat heeft een afgeronde academische opleiding.
  • De kandidaat heeft minimaal 1 jaar ervaring binnen de Rijksoverheid in de rol van Informatiespecialist en/of Recordmanager.

Aanvullende kennis en ervaring:

  • Kandidaat heeft ervaring met het inventariseren en veilig stellen van informatie in het kader van een ‘hotspot’
  • Kandidaat heeft ervaring met het vastleggen en rapporteren over projectvoortgang.
  • Kandidaat heeft ervaring met het houden van interviews.
  • Kandidaat heeft recente ervaring met het inwerken op een nieuwe opdracht vanuit huis.

Competenties:

  • Kandidaat heeft een gemotiveerde belangstelling voor deze opdracht bij deze organisatie.
  • Kandidaat is in staat om zelfstandig te werken en is proactief ingesteld.
  • Kandidaat is in staat de eigen werkervaring te vertalen naar de specifieke klantsituatie.
  • Kandidaat beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, in woord en geschrift.

Aanbod

  • Gewenste startdatum: zo snel mogelijk
  • Initiële einddatum: 30 juni 2022
  • Uren per week: 36 uur
  • Reageren voor vrijdag 28 januari 12:00

Inlichtingen

Myrthe Magnée 076 – 57 20 200

Sollicitatie

Nicolien Klerkx 076 – 57 20 200

Nicolien KlerkxRecordmanager hotspot COVID-19 – ‘s-Gravenhage